Waarom zaaksystemen op de kaart thuishoren?
Zaaksystemen vormen het hart van veel overheidsprocessen. Vergunningen, meldingen, inspecties, klachten en handhavingszaken worden hierin geregistreerd en afgehandeld.
Vrijwel iedere zaak is verbonden aan een locatie. Toch blijft die ruimtelijke context vaak verborgen in tabellen, formulieren en afzonderlijke dossiers.
Medewerkers moeten daardoor schakelen tussen het zaaksysteem, kaartviewers en andere applicaties om een volledig beeld van een locatie te krijgen. Dat kost tijd en maakt het lastiger om verbanden tussen zaken, objecten en gebieden te herkennen. OMWB zag daarom een kans: wat als de zaakinformatie uit haar zaaksysteem (Rx.Mission) rechtstreeks geografisch beschikbaar wordt gemaakt in GeoApps?
Voorbeeld van een zaaksysteem (niet Rx.Mission) als tabel: ideaal voor registratie, maar zonder de ruimtelijke context van een kaartviewer met andere geo-datasets & beeldmateriaal.
Het eureka-moment van OMWB
De OMWB ging eerder dit jaar aan de slag met GeoApps en zag al snel een kans in de combinatie met Rx.Mission. Want juist bij vergunningen, meldingen, toezicht en handhaving is locatie vaak de sleutel tot sneller inzicht. Waar speelt iets? Welke zaken lopen er rondom een object? Welke documenten horen daarbij? En hoe verhouden die zaken zich tot andere werkzaamheden en datasets in het gebied?
Die informatie was er al. Alleen stond ze nog niet bij elkaar op de kaart. Dus ontstond een logische vraag: kunnen we de zaken uit Rx.Mission rechtstreeks geografisch ontsluiten in GeoApps?
Normaal gesproken kan een integratie tussen meerdere leveranciers al snel een ingewikkeld maatwerktraject worden. Gelukkig hoefden OMWB, Visma Roxit en GeoApps hier niet opnieuw het wiel uit te vinden.
Er bestaat namelijk al een standaard-API voor zaakgericht werken: VNG Zaken. En hoe mooi is het dan als leveranciers hun producten al op basis van die standaarden ontwikkelen?
De koppeling op basis van VNG Zaken
Voor deze implementatie is GeoApps dan ook gekoppeld aan Rx.Mission van Visma Roxit. Rx.Mission is een cloudgebaseerde VTH-oplossing (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving). Het platform ondersteunt gemeenten, provincies, omgevingsdiensten en veiligheidsregio's bij zaakgericht werken binnen de fysieke leefomgeving. Veel Nederlandse overheden gebruiken Rx.Mission voor het registreren en afhandelen van vergunningen, meldingen, toezicht- en handhavingszaken.
Rx.Mission gebruikt OneGround van Visma Roxit daarbij als onderlaag voor zaakgerichtwerkenregistraties die zaken, locaties, documenten en besluiten bevat. Vanuit OneGround aan die informatie middels de zaakgerichtwerken-API’s gedeeld worden met andere applicaties, waaronder GeoApps.
De koppeling is dan ook volledig gebaseerd op de landelijke VNG Zaken API en Documenten API (ZGW 1.6 of hoger, zie https://vng-realisatie.github.io/gemma-zaken/standaard). Hierdoor is geen maatwerk nodig voor de communicatie met het zaaksysteem en kan GeoApps eenvoudig aansluiten op leveranciers die deze standaard ondersteunen, op een veilige en gebruiksvriendelijke manier.
Alle zaaksystemen die deze VNG API’s ondersteunen, kunnen op GeoApps worden aangesloten zonder dat voor iedere leverancier een maatwerktraject nodig is. Concreet betekende dit: geen eindeloze meetings tussen drie partijen, maar goede technische documentatie van Roxit waarmee we direct aan de slag konden.
Met de VNG Zaken-integratie brengt GeoApps zaakinformatie uit zaaksystemen direct naar de kaart. Zaken, documenten, metadata en statussen worden geografisch inzichtelijk binnen één centrale werkomgeving.
Het Rx.Mission-zaaksysteem van OMWB op de kaart in GeoApps, veilig en gesegmenteerd ontsloten naar ketenpartners en gebruikersgroepen.
Wat maakt deze integratie mogelijk?
Gebruikers kunnen op adressen, objecten of geometrieën klikken en direct zien welke zaken daaraan gekoppeld zijn. In plaats van zoeken in meerdere systemen ontstaat één overzichtelijke kaartomgeving waarin zaken ruimtelijk raadpleegbaar worden.
Pop-up weergave: Wanneer een gebruiker een object op de kaart selecteert, toont GeoApps een overzichtelijke pop-up met de gekoppelde zaak of zaken. Hierin staan onder andere de status, relevante metadata en beschikbare documenten.
Directe link naar het zaaksysteem: Vanuit deze pop-up kun je doorklikken naar zaakdetails en documenten, afhankelijk van de autorisaties binnen het zaaksysteem. Documenten kunnen afzonderlijk of als compleet dossier beschikbaar worden gesteld, afhankelijk van de inrichting en rechtenstructuur.
Veilige en gesegmenteerde toegang: GeoApps toont alleen documenten waarvoor via de API toegang is verleend. Beveiligde documenten kunnen wel zichtbaar zijn als onderdeel van het dossier, maar kunnen niet worden geopend of gedownload wanneer de gebruiker daarvoor geen rechten heeft. De integratie ondersteunt Row Level Security. Hierdoor kan bijvoorbeeld een omgevingsdienst één centrale GeoApps-omgeving beschikbaar stellen aan meerdere aangesloten gemeenten, terwijl iedere gebruiker automatisch alleen toegang krijgt tot de zaken en documenten van de eigen organisatie. Dit maakt de koppeling geschikt voor samenwerkingen tussen gemeenten, omgevingsdiensten, provincies en veiligheidsregio’s waarbij gegevens veilig en gecontroleerd gedeeld moeten worden.
De meerwaarde van GIS: Organisaties kunnen zaakinformatie op de kaart visualiseren en combineren met onder andere BAG-, BGT- en BRK-data, PDOK-services, luchtfoto’s, MKA, eigen kaartlagen, inspectiegegevens en tekenlagen. De informatie kan bovendien worden ontsloten in dashboards.
Hierdoor ontstaat één centrale GIS-omgeving waarin alle relevante informatie samenkomt. Wanneer verschillende teams werken vanuit dezelfde actuele kaartinformatie, wordt samenwerking eenvoudiger. Vergunningverleners, toezichthouders, beleidsmedewerkers en beheerders beschikken allemaal over hetzelfde ruimtelijke overzicht. Dit voorkomt dubbel werk, verkort zoektijden en zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van dezelfde actuele informatie.
De extensie is inmiddels geïmplementeerd en in gebruik genomen door OMWB en haar ketenpartners bij o.a. gemeenten. Zo komen de praktijkkennis van OMWB, de gestandaardiseerde gegevensontsluiting van Rx.Mission en de geografische mogelijkheden van GeoApps samen in één veilige werkomgeving.
Zaken- en attribuutinformatie bekijken in de GeoApps Viewer.
Ook aan de slag met zaaksystemen en kaarten?
👉 Gebruikt u ook al een zaaksysteem die u graag in kaart zou zien? Of bent u juist al GeoApps-gebruiker en zou u ook graag gebruik maken van deze nieuwe mogelijkheden? De VNG Zaken-integratie is nu beschikbaar als Enterprise add-on voor GeoApps. Wilt u hier ook mee aan de slag? Laat het uw contactpersoon weten of kom direct met ons in contact en ontdek hoe GeoApps uw zaakinformatie, kaarten en werkprocessen samenbrengt in één centrale werkomgeving die de hele organisatie begrijpt en benut.
👉 Werkt u nog met complexe geo-architecturen van legacy providers, waardoor essentiële integraties ontbreken? Dan verliest uw team waarschijnlijk onnodig veel tijd aan handmatige imports en exports, het schakelen tussen meerdere viewers en inefficiënte workflows. Lees hier meer over de moderne geo-architectuur met GeoApps Direct Connect.
